Політика конфіденційності
Ця Політика конфіденційності пояснює, які персональні дані може обробляти WestBikes, для чого вони використовуються, кому можуть передаватися, як довго зберігаються та як користувач може скористатися своїми правами.
Політика застосовується до користування Сайтом, оформлення замовлень, консультацій, Telegram-підбору по фото, гарантійних звернень, доставки, оплати та іншого спілкування з WestBikes.
1. Загальні положення
1.1. WestBikes обробляє персональні дані лише для визначених цілей, пов’язаних із роботою магазину, виконанням звернень і замовлень, доставкою, оплатою, гарантією, поверненнями, безпекою та виконанням законних обов’язків.
1.2. Обсяг даних має відповідати меті їх обробки. WestBikes не просить надавати інформацію, яка не потрібна для консультації, оформлення або виконання замовлення.
1.3. Користуючись Сайтом або добровільно передаючи дані через форму, email, телефон чи Telegram, користувач підтверджує, що ознайомився з цією Політикою.
1.4. Надання даних, необхідних для оформлення та виконання замовлення, є умовою виконання відповідного запиту. Без таких даних WestBikes може не мати можливості оформити замовлення, організувати доставку або розглянути звернення.
2. Володілець персональних даних
2.1. Володільцем персональних даних є інтернет-магазин WestBikes, який здійснює господарську діяльність як фізична особа-підприємець — платник єдиного податку другої групи.
2.2. Сайтом є інтернет-магазин WestBikes, розміщений за адресою https://westbikes.com.ua/.
2.3. З питань обробки персональних даних можна звернутися:
- електронною поштою: westbikes2026@gmail.com;
- через Telegram WestBikes.
3. Які дані можуть оброблятися
3.1. Контактні дані:
- ім’я та прізвище;
- номер телефону;
- email;
- Telegram username або інший ідентифікатор, який користувач добровільно надає.
3.2. Дані доставки:
- населений пункт;
- відділення або поштомат;
- адреса доставки, якщо обрана адресна доставка;
- обраний перевізник;
- інші дані, необхідні перевізнику для виконання доставки.
3.3. Дані замовлення:
- склад і кількість товарів;
- ціна;
- статус замовлення;
- спосіб оплати;
- спосіб доставки;
- коментарі та погоджені зміни;
- історія звернень щодо замовлення.
3.4. Дані про оплату:
- сума;
- спосіб оплати;
- статус або підтвердження платежу;
- обмежена інформація, яка може бути видима Продавцю в банківській або платіжній системі.
3.5. WestBikes не просить передавати через Сайт, email або Telegram:
- PIN-код;
- CVV/CVC;
- пароль до банкінгу;
- коди підтвердження;
- інші секретні платіжні дані.
3.6. Дані необов’язкового облікового запису:
- login або email;
- ім’я;
- адреси;
- історія замовлень;
- налаштування профілю, які користувач добровільно зберігає.
3.7. Дані консультацій і підтримки:
- текст повідомлень;
- фотографії та відео;
- маркування деталі;
- модель або характеристики транспортного засобу;
- опис проблеми;
- інші матеріали, добровільно надані для підбору чи підтримки.
3.8. Дані гарантійного звернення:
- номер замовлення;
- контактні дані;
- назва товару;
- опис проблеми;
- фотографії, відео або інші вкладення;
- бажаний спосіб вирішення звернення.
3.9. Технічні дані, необхідні для роботи й безпеки Сайту:
- IP-адреса;
- тип браузера й пристрою;
- технічні журнали;
- session identifiers;
- необхідні cookies;
- дані про помилки та безпеку.
4. Джерела отримання даних
4.1. Основним джерелом персональних даних є сам користувач.
4.2. Дані можуть надходити:
- через сторінку оформлення замовлення;
- через необов’язковий обліковий запис;
- через гарантійну форму;
- через email;
- телефоном;
- через Telegram;
- від перевізника, банку або платіжного сервісу в обсязі, необхідному для підтвердження доставки чи оплати;
- від постачальника, коли він бере участь у виконанні конкретного замовлення.
5. Для чого використовуються дані
5.1. Персональні дані можуть оброблятися для:
- відповіді на запит;
- консультації;
- підбору сумісного товару;
- перевірки характеристик і сумісності;
- оформлення, підтвердження та виконання замовлення;
- погодження ціни, наявності, авансу, строку або зміни замовлення;
- приймання та підтвердження оплати;
- організації доставки;
- повідомлення про статус замовлення;
- обробки скасування, повернення, обміну або гарантійного звернення;
- виконання бухгалтерських, податкових та інших законних обов’язків;
- запобігання шахрайству й зловживанням;
- захисту Сайту, замовлень і комунікацій;
- встановлення, здійснення або захисту законних вимог;
- надсилання маркетингових повідомлень лише після окремої добровільної згоди.
6. Підстави обробки
6.1. WestBikes обробляє дані, коли це необхідно для:
- виконання запиту користувача до оформлення замовлення;
- укладення та виконання договору;
- виконання законного обов’язку;
- розгляду гарантійного або іншого звернення;
- забезпечення безпеки й захисту законних інтересів WestBikes та користувачів, якщо такі інтереси не переважають права користувача;
- цілей, на які користувач надав окрему добровільну згоду.
6.2. Коли обробка ґрунтується на згоді, користувач може відкликати її через email або Telegram. Відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до отримання такого звернення.
7. Guest checkout і обліковий запис
7.1. Покупець може оформити замовлення без реєстрації облікового запису.
7.2. Створення облікового запису є необов’язковим і не повинно бути умовою покупки.
7.3. Якщо користувач створює account, дані профілю використовуються для спрощення оформлення замовлень, перегляду історії та керування доступними налаштуваннями.
7.4. Користувач може звернутися щодо виправлення або видалення необов’язкового account. Частина даних замовлень може зберігатися довше, якщо це необхідно для виконання договору, гарантії, обліку, захисту вимог або виконання законного обов’язку.
8. Telegram і підбір по фото
8.1. Telegram використовується для консультацій, перевірки сумісності, підбору товару по фото, погодження деталей замовлення, скасування, повернення та гарантійних звернень.
8.2. Користувач самостійно визначає, які фотографії та повідомлення надіслати. Не слід надсилати документи, банківські паролі, PIN-коди, CVV/CVC, коди підтвердження або іншу інформацію, яка не потрібна для підбору чи звернення.
8.3. Фотографії та листування можуть зберігатися до 12 місяців після останнього звернення.
8.4. Матеріали можуть зберігатися довше, якщо вони пов’язані із замовленням, гарантією, поверненням, спором, безпекою або законним обов’язком.
8.5. Користувач може попросити видалити матеріали раніше, якщо їх подальше зберігання не потрібне для виконання замовлення, розгляду звернення, захисту вимог або виконання закону.
8.6. Telegram є окремим стороннім сервісом і самостійно обробляє дані відповідно до власних умов і політики. Користувач враховує це, обираючи Telegram як канал зв’язку.
9. Гарантійна форма
9.1. На Сайті може використовуватися форма для гарантійних звернень.
9.2. Дані форми обробляються для:
- ідентифікації замовлення;
- первинної перевірки ситуації;
- зв’язку з покупцем;
- організації діагностики, повернення, обміну або іншого вирішення;
- документування результату звернення.
9.3. Надані фото чи відео використовуються лише в межах відповідного звернення та пов’язаних законних процедур.
9.4. Детальні умови гарантії та повернення наведені на сторінці «Гарантія та повернення».
10. Оплата і доставка
10.1. На початковому етапі можуть використовуватися:
- переказ за платіжними реквізитами;
- накладений платіж Нової пошти.
10.2. WestBikes не збирає через Сайт повні реквізити платіжної картки, PIN-коди, CVV/CVC або паролі до банківських сервісів.
10.3. Для доставки необхідні дані можуть передаватися:
- Новій пошті;
- Укрпошті.
10.4. Перевізнику передаються лише дані, необхідні для створення, доставки, видачі й відстеження відправлення.
10.5. Банки, перевізники та платіжні сервіси можуть окремо обробляти дані відповідно до законодавства та власних політик.
11. Кому можуть передаватися дані
11.1. Дані можуть передаватися лише в необхідному обсязі:
- Новій пошті;
- Укрпошті;
- банкам і платіжним сервісам;
- постачальнику, який безпосередньо виконує відправлення;
- технічному постачальнику електронної пошти;
- постачальникам серверної, хостингової або резервної інфраструктури, якщо вони фактично залучені;
- спеціалістам, які забезпечують технічну підтримку Сайту й мають відповідні обов’язки щодо конфіденційності;
- державним органам у випадках, прямо передбачених законом.
11.2. Коли постачальник безпосередньо відправляє товар, йому передаються лише контактні та доставочні дані, необхідні для конкретного замовлення.
11.3. WestBikes не продає персональні дані користувачів рекламним компаніям або іншим третім особам.
12. Маркетингові повідомлення
12.1. Оформлення замовлення, звернення у Telegram або заповнення гарантійної форми не є автоматичною згодою на рекламні повідомлення.
12.2. Email, SMS або Telegram marketing може надсилатися лише після окремої добровільної й зрозумілої згоди користувача.
12.3. До появи окремого consent mechanism маркетингові розсилки WestBikes не активуються.
12.4. Користувач може відкликати згоду або відписатися через механізм, зазначений у повідомленні, email чи Telegram.
12.5. Службові повідомлення про замовлення, оплату, доставку, гарантію або безпеку не є маркетинговою розсилкою.
14. Строки зберігання
14.1. Дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для цілей, для яких вони були отримані, якщо довший строк не потрібний за законом.
14.2. Дані замовлень, оплат і доставки можуть зберігатися протягом строку, необхідного для:
- виконання договору;
- бухгалтерського й податкового обліку;
- гарантійного обслуговування;
- повернення;
- вирішення спорів;
- підтвердження виконаних операцій;
- виконання законних обов’язків.
14.3. Дані гарантійних звернень зберігаються до завершення звернення та протягом подальшого строку, необхідного для підтвердження його розгляду, захисту вимог або виконання закону.
14.4. Telegram-фото й листування зберігаються відповідно до правил розділу 8.
14.5. Дані необов’язкового account зберігаються до його видалення або доки вони потрібні для пов’язаних замовлень і законних обов’язків.
14.6. Дані для маркетингових повідомлень зберігаються до відкликання згоди, відписки або припинення відповідної мети.
14.7. Дані в технічних резервних копіях можуть зберігатися до завершення відповідного backup cycle та видаляються або перезаписуються за технічним процесом.
15. Права користувача
15.1. Користувач має право:
- знати про джерела збирання даних;
- знати мету їх обробки;
- отримувати інформацію про умови доступу до даних;
- знати, кому дані передаються;
- отримувати доступ до своїх персональних даних;
- вимагати виправлення неточних або застарілих даних;
- заперечувати проти обробки у випадках, передбачених законом;
- вимагати видалення або знищення даних, якщо для їх подальшої обробки немає законної підстави;
- відкликати згоду, коли обробка ґрунтується на згоді;
- звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
- звернутися до суду.
15.2. Для реалізації прав користувач може звернутися:
15.3. У зверненні потрібно надати достатньо інформації, щоб WestBikes міг ідентифікувати користувача та відповідні дані без розкриття зайвої інформації.
15.4. WestBikes може попросити розумне підтвердження особи, щоб не розкрити або не видалити дані на запит сторонньої особи.
15.5. Дані не видаляються, якщо їх зберігання необхідне для виконання договору, законного обов’язку, гарантійного звернення, вирішення спору, безпеки або захисту законних вимог.
15.6. Звернення розглядаються у строки, передбачені законодавством України.
16. Захист даних
16.1. WestBikes застосовує розумні організаційні та технічні заходи для захисту даних від випадкового або незаконного доступу, втрати, знищення, зміни чи розголошення.
16.2. Доступ до даних має обмежуватися особами, яким він необхідний для виконання замовлення, підтримки, гарантії, обліку або технічного обслуговування.
16.3. Технічні заходи можуть включати оновлення програмного забезпечення, контроль доступу, захищене з’єднання, резервне копіювання, журнали безпеки та інші заходи відповідно до фактичної конфігурації.
16.4. Жоден спосіб зберігання або передавання даних не забезпечує абсолютної безпеки. WestBikes не повинен обіцяти абсолютний захист, але зобов’язується реагувати на підтверджені інциденти відповідно до обставин і вимог законодавства.
17. Зміни Політики та контакти
17.1. Політика діє з моменту її публікації на Сайті до опублікування нової редакції.
17.2. WestBikes може оновлювати Політику у зв’язку зі зміною законодавства, функцій Сайту, integrations, способів оплати, доставки, аналітики або технічних providers.
17.3. Нова редакція застосовується з моменту її публікації, якщо інше прямо не зазначено.
17.4. Актуальна дата й номер версії показуються на початку сторінки.
17.5. Питання та звернення щодо персональних даних приймаються:
17.6. Додаткові контакти наведені на сторінці «Контакти».
17.7. Умови купівлі наведені в «Публічній оферті».