Політика конфіденційності
Ця Політика конфіденційності пояснює, які персональні дані може обробляти WestBikes, для чого вони використовуються, кому можуть передаватися, як довго зберігаються та як користувач може скористатися своїми правами.
Політика застосовується до користування Сайтом, оформлення замовлень, консультацій та підбору товарів за фото через Telegram або Viber, звернень щодо обміну, повернення та гарантії, доставки, оплати та іншого спілкування з WestBikes.
1. Загальні положення
1.1. WestBikes обробляє персональні дані лише для визначених цілей, пов’язаних із роботою магазину, виконанням звернень і замовлень, доставкою, оплатою, гарантією, поверненнями, безпекою та виконанням законних обов’язків.
1.2. Обсяг даних має відповідати меті їх обробки. WestBikes не просить надавати інформацію, яка не потрібна для консультації, оформлення або виконання замовлення.
1.3. Користуючись Сайтом або добровільно передаючи дані через форму, email, телефон чи Telegram, користувач підтверджує, що ознайомився з цією Політикою.
1.4. Надання даних, необхідних для оформлення та виконання замовлення, є умовою виконання відповідного запиту. Без таких даних WestBikes може не мати можливості оформити замовлення, організувати доставку або розглянути звернення.
2. Володілець персональних даних
2.1. Володільцем персональних даних є інтернет-магазин WestBikes, який здійснює господарську діяльність як фізична особа-підприємець — платник єдиного податку третьої групи.
2.2. Сайтом є інтернет-магазин WestBikes, розміщений за адресою https://westbikes.com.ua/.
2.3. З питань обробки персональних даних можна звернутися:
- електронною поштою: orders@westbikes.com.ua;
- через Telegram: WestBikes;
- через Viber: WestBikes.
3. Які дані можуть оброблятися
3.1. Контактні дані:
- ім’я та прізвище;
- номер телефону;
- email;
- ім’я користувача, номер телефону або інший ідентифікатор у Telegram чи Viber, доступний під час спілкування з магазином.
3.2. Дані доставки:
- населений пункт;
- відділення або поштомат;
- адреса доставки, якщо обрана адресна доставка;
- обраний перевізник;
- інші дані, необхідні перевізнику для виконання доставки.
3.3. Дані замовлення:
- склад і кількість товарів;
- ціна;
- статус замовлення;
- спосіб оплати;
- спосіб доставки;
- коментарі та погоджені зміни;
- історія звернень щодо замовлення.
3.4. Дані про оплату:
- сума;
- спосіб оплати;
- статус або підтвердження платежу;
- обмежена інформація, яка може бути видима Продавцю в банківській або платіжній системі.
3.5. WestBikes не просить повідомляти або передавати секретні платіжні дані жодним способом: через форми чи чат Сайту, електронну пошту, телефонні дзвінки, SMS, Telegram, Viber, WhatsApp, повідомлення в Instagram, Facebook та інших соціальних мережах, під час особистого спілкування, у паперових документах або через будь-які інші канали. Зокрема, не слід передавати представникам магазину:
- PIN-код;
- CVV/CVC;
- пароль до банкінгу;
- коди підтвердження;
- інші секретні платіжні дані.
3.6. Дані облікового запису:
- login або email;
- ім’я;
- адреси;
- історія замовлень;
- налаштування профілю, які користувач добровільно зберігає.
3.7. Дані консультацій і підтримки:
- текст повідомлень;
- фотографії та відео;
- маркування деталі;
- модель або характеристики транспортного засобу;
- опис проблеми;
- інші матеріали, добровільно надані для підбору чи підтримки.
3.8. Дані гарантійного звернення:
- номер замовлення;
- контактні дані;
- назва товару;
- опис проблеми;
- фотографії, відео або інші вкладення;
- бажаний спосіб вирішення звернення.
3.9. Технічні дані, необхідні для роботи й безпеки Сайту:
- IP-адреса;
- тип браузера й пристрою;
- технічні журнали;
- session identifiers;
- необхідні cookies;
- дані про помилки та безпеку.
4. Джерела отримання даних
4.1. Основним джерелом персональних даних є сам користувач.
4.2. Дані можуть надходити:
- через сторінку оформлення замовлення;
- через необов’язковий обліковий запис;
- через гарантійну форму;
- через email;
- телефоном;
- через Telegram або Viber;
- від перевізника, банку або платіжного сервісу в обсязі, необхідному для підтвердження доставки чи оплати;
- від постачальника, коли він бере участь у виконанні конкретного замовлення.
5. Для чого використовуються дані
5.1. Персональні дані можуть оброблятися для:
- відповіді на запит;
- консультації;
- підбору сумісного товару;
- перевірки характеристик і сумісності;
- оформлення, підтвердження та виконання замовлення;
- погодження ціни, наявності, авансу, строку або зміни замовлення;
- приймання та підтвердження оплати;
- організації доставки;
- повідомлення про статус замовлення;
- обробки скасування, повернення, обміну або гарантійного звернення;
- виконання бухгалтерських, податкових та інших законних обов’язків;
- запобігання шахрайству й зловживанням;
- захисту Сайту, замовлень і комунікацій;
- встановлення, здійснення або захисту законних вимог;
- надсилання маркетингових повідомлень лише після окремої добровільної згоди.
6. Підстави обробки
6.1. WestBikes обробляє дані, коли це необхідно для:
- виконання запиту користувача до оформлення замовлення;
- укладення та виконання договору;
- виконання законного обов’язку;
- розгляду гарантійного або іншого звернення;
- забезпечення безпеки й захисту законних інтересів WestBikes та користувачів, якщо такі інтереси не переважають права користувача;
- цілей, на які користувач надав окрему добровільну згоду.
6.2. Коли обробка ґрунтується на згоді, користувач може відкликати її через email або Telegram. Відкликання не впливає на законність обробки, здійсненої до отримання такого звернення.
7. Оформлення замовлення без реєстрації та обліковий запис
7.1. Покупець може оформити замовлення без створення облікового запису.
7.2. Реєстрація є добровільною та не є умовою покупки.
7.3. Якщо користувач створює обліковий запис, дані профілю використовуються для спрощення оформлення замовлень, перегляду їх історії та керування доступними налаштуваннями.
7.4. Користувач може звернутися до WestBikes для виправлення даних або видалення облікового запису. Видалення облікового запису не означає автоматичного видалення даних замовлень, якщо їх зберігання необхідне для виконання замовлення, гарантійного обслуговування, розгляду спору або виконання вимог законодавства.
8. Telegram, Viber і підбір за фото
8.1. Telegram і Viber використовуються для консультацій, перевірки сумісності, підбору товарів за фото, погодження деталей замовлення, скасування, обміну, повернення та гарантійних звернень.
8.2. Користувач самостійно визначає, які повідомлення, фотографії та відео надіслати. Не слід надсилати документи, банківські паролі, PIN-коди, CVV/CVC, коди підтвердження або іншу інформацію, яка не потрібна для консультації чи розгляду звернення.
8.3. Фотографії, відео та листування для консультацій і підбору товарів можуть зберігатися до 12 місяців після останнього звернення, крім випадків, зазначених у пункті 8.4.
8.4. Матеріали, пов’язані із замовленням, гарантією, поверненням або спором, можуть зберігатися довше в обсязі та протягом строку, необхідних для відповідної мети або виконання вимог законодавства.
8.5. Користувач може звернутися із запитом про видалення наданих матеріалів. WestBikes розглядає запит з урахуванням необхідності завершення замовлення чи звернення, виконання законних обов’язків і захисту законних вимог.
8.6. Telegram і Viber є сторонніми сервісами, які також обробляють дані відповідно до власних умов і політик конфіденційності. Видалення матеріалів з боку WestBikes не означає їх автоматичного видалення із систем відповідного сервісу.
9. Форма для обміну, повернення та гарантії
9.1. На Сайті доступна форма для подання звернень щодо обміну, повернення товару або гарантійного обслуговування.
9.2. Надані у формі дані — тип звернення, номер замовлення, ПІБ, номер телефону, email, назва товару та опис ситуації — обробляються для:
- перевірки замовлення та обставин звернення;
- зв’язку з покупцем;
- погодження діагностики, обміну, повернення або гарантійного обслуговування;
- обліку звернення та результатів його розгляду.
9.3. Фотографії та відео за потреби надсилаються окремо в Telegram / Viber або іншим доступним способом із зазначенням номера замовлення. Ці матеріали використовуються для розгляду відповідного звернення та виконання пов’язаних законних обов’язків.
9.4. Умови обміну, повернення та гарантійного обслуговування наведені на сторінці «Гарантія та повернення».
10. Оплата і доставка
10.1. Для конкретного замовлення можуть бути доступні:
- онлайн-оплата карткою через доступний платіжний сервіс;
- переказ на банківський рахунок Продавця за наданими реквізитами;
- післяплата, якщо її можна обрати під час оформлення замовлення.
10.2. Онлайн-оплата карткою здійснюється через платіжний сервіс. WestBikes не збирає через Сайт повні реквізити платіжної картки та не просить передавати через повідомлення чи форми PIN-коди, CVV/CVC, паролі до банкінгу або коди підтвердження платежів.
10.3. Для обробки та підтвердження оплати WestBikes, банки й залучені платіжні сервіси можуть обробляти номер замовлення, суму, спосіб оплати, ідентифікатор і статус платежу, а також контактні дані в обсязі, необхідному для відповідної операції.
10.4. Для організації доставки необхідні дані можуть передаватися Новій пошті або Укрпошті залежно від обраного способу доставки. Перевізнику передаються дані одержувача та відправлення в обсязі, необхідному для оформлення, доставки, видачі й відстеження посилки.
10.5. Банки, платіжні сервіси та перевізники можуть також самостійно обробляти персональні дані відповідно до законодавства та власних політик конфіденційності.
11. Кому можуть передаватися дані
11.1. Дані можуть передаватися лише в необхідному обсязі:
- Новій пошті;
- Укрпошті;
- банкам і платіжним сервісам;
- постачальнику, який безпосередньо виконує відправлення;
- технічному постачальнику електронної пошти;
- постачальникам серверної, хостингової або резервної інфраструктури, якщо вони фактично залучені;
- спеціалістам, які забезпечують технічну підтримку Сайту й мають відповідні обов’язки щодо конфіденційності;
- державним органам у випадках, прямо передбачених законом.
11.2. Коли постачальник безпосередньо відправляє товар, йому передаються лише контактні та доставочні дані, необхідні для конкретного замовлення.
11.3. WestBikes не продає персональні дані користувачів рекламним компаніям або іншим третім особам.
12. Маркетингові повідомлення
12.1. Оформлення замовлення, створення облікового запису, звернення через Telegram або Viber чи заповнення форми не є автоматичною згодою на рекламні повідомлення.
12.2. Рекламні повідомлення електронною поштою, SMS, через Telegram або Viber можуть надсилатися лише після отримання окремої добровільної та поінформованої згоди користувача.
12.3. До запровадження способу отримання й фіксації такої згоди та можливості відмовитися від розсилки маркетингові розсилки WestBikes не проводяться.
12.4. Користувач може відмовитися від рекламних повідомлень способом, зазначеним у повідомленні, або звернувшись до WestBikes електронною поштою, через Telegram чи Viber.
12.5. Повідомлення, необхідні для виконання замовлення, підтвердження оплати, доставки, розгляду звернення або забезпечення безпеки, не є рекламною розсилкою.
14. Строки зберігання
14.1. Дані зберігаються не довше, ніж це необхідно для цілей, для яких вони були отримані, якщо довший строк не потрібний за законом.
14.2. Дані замовлень, оплат і доставки можуть зберігатися протягом строку, необхідного для:
- виконання договору;
- бухгалтерського й податкового обліку;
- гарантійного обслуговування;
- повернення;
- вирішення спорів;
- підтвердження виконаних операцій;
- виконання законних обов’язків.
14.3. Дані гарантійних звернень зберігаються до завершення звернення та протягом подальшого строку, необхідного для підтвердження його розгляду, захисту вимог або виконання закону.
14.4. Фотографії, відео та листування через Telegram або Viber зберігаються відповідно до правил розділу 8 цієї Політики.
14.5. Дані необов’язкового account зберігаються до його видалення або доки вони потрібні для пов’язаних замовлень і законних обов’язків.
14.6. Дані для маркетингових повідомлень зберігаються до відкликання згоди, відписки або припинення відповідної мети.
15. Права користувача
15.1. Користувач має право:
- знати про джерела збирання даних;
- знати мету їх обробки;
- отримувати інформацію про умови доступу до даних;
- знати, кому дані передаються;
- отримувати доступ до своїх персональних даних;
- вимагати виправлення неточних або застарілих даних;
- заперечувати проти обробки у випадках, передбачених законом;
- вимагати видалення або знищення даних, якщо для їх подальшої обробки немає законної підстави;
- відкликати згоду, коли обробка ґрунтується на згоді;
- звернутися до Уповноваженого Верховної Ради України з прав людини;
- звернутися до суду.
15.2. Для отримання інформації про обробку своїх персональних даних або реалізації інших прав користувач може звернутися:
- електронною поштою: orders@westbikes.com.ua;
- через Telegram: WestBikes;
- через Viber: WestBikes.
15.3. У зверненні потрібно надати достатньо інформації, щоб WestBikes міг ідентифікувати користувача та відповідні дані без розкриття зайвої інформації.
15.4. WestBikes може попросити розумне підтвердження особи, щоб не розкрити або не видалити дані на запит сторонньої особи.
15.5. Дані не видаляються, якщо їх зберігання необхідне для виконання договору, законного обов’язку, гарантійного звернення, вирішення спору, безпеки або захисту законних вимог.
15.6. Звернення розглядаються у строки, передбачені законодавством України.
16. Захист даних
16.1. WestBikes застосовує розумні організаційні та технічні заходи для захисту даних від випадкового або незаконного доступу, втрати, знищення, зміни чи розголошення.
16.2. Доступ до даних має обмежуватися особами, яким він необхідний для виконання замовлення, підтримки, гарантії, обліку або технічного обслуговування.
16.3. Технічні заходи можуть включати оновлення програмного забезпечення, контроль доступу, захищене з’єднання, резервне копіювання, журнали безпеки та інші заходи відповідно до фактичної конфігурації.
16.4. Жоден спосіб зберігання або передавання даних не забезпечує абсолютної безпеки. WestBikes реагує на підтверджені інциденти, вживає заходів для обмеження їх наслідків і виконує передбачені законодавством обов’язки щодо таких інцидентів.
17. Зміни Політики та контакти
17.1. Політика діє з моменту її публікації на Сайті до опублікування нової редакції.
17.2. WestBikes може оновлювати цю Політику у зв’язку зі змінами законодавства, функцій Сайту, підключених сервісів, способів оплати й доставки, обробки звернень, аналітики або порядку захисту персональних даних.
17.3. Нова редакція застосовується з моменту її публікації, якщо інше прямо не зазначено.
17.4. Актуальна дата й номер версії показуються на початку сторінки.
17.5. Питання та звернення щодо персональних даних приймаються:
- електронною поштою: orders@westbikes.com.ua;
- через Telegram: WestBikes;
- через Viber: WestBikes.
17.6. Додаткові контакти наведені на сторінці «Контакти».
17.7. Умови купівлі наведені в «Публічній оферті».